การใช้ IF ใน Excel

โปรแกรม Excel นั้นเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังและใช้ง่ายที่สุดในการจัดการกับข้อมูล  โดยสเปรดชีต (ตารางจัดการข้อมูล; spreadsheet) นั้นเป็นเครื่องมือเพื่อจัดระบบ คำนวณ และตรวจสอบข้อมูลของคุณได้ดีเยี่ยมเลยครับ

แล้วจะทำอย่างไรหากเราต้องการให้สเปรดชีทของเรามีระบบทางเลือกล่ะ ถึงตรงนี้คำสั่ง IF นี่เองที่มาช่วยเราครับ

ลองจินตนาการว่าเราต้องสร้างตารางจัดการข้อมูลที่มีคะแนนของแต่ละวิชาที่เราเรียน ผมต้องการเตือนตัวเองว่าผมนั้นสอบผ่านหรือตกวิชานั้นด้วยคำง่ายๆ ว่า “ผ่าน” (failing) หรือ “ตก” (passing) ผมใช้สูตร IF เพื่อตรวจเกรดของวิชานั้นได้ครับ จากนั้นก็ให้โปรแกรมแปลงเป็นข้อความว่า “ผ่าน” หรือ “ตก” ตามคะแนนของวิชานั้นๆ

นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆ ของการใช้คำสั่ง IF ที่ตรวจคะแนนในคอลัมน์ B และลองให้โปรแกรมเตือนผมว่าผมสอบผ่านหรือสอบตกด้วยการดูคะแนนจากคอลัมน์ดังกล่าว

สูตร IF ของ Excel นั้นทำให้สเปรดชีตของคุณใช้ง่ายขึ้นเยอะเลย เราทำให้เซลล์นั้นแสดงตัวเลือกขึ้นอยู่กัยเงื่อนไขของเราได้ สูตร IF นั้นทำให้เราสร้างระบบตรรกะในสเปรดชีทของเราได้ ในคู่มือนี้ เราจะมาดูกันว่าจะใช้คำสั่งดังกล่าวอย่างไรครับ

วิธีใช้คำสั่ง IF ใน Excel (สอนโดยวีดิโอ)

จากภาพหน้าจอ คุณคงเห็นว่าผมใช้คำสั่ง IF ใน Excel เพื่อให้สเปรดชีตของผมช่วยงานผมได้ดีขึ้น ลองดูวีดิโอนี้เพื่อดูขั้นตอนการสร้างคำสั่ง IF จากนั้นค่อยลองดูคู่มือการใช้งานที่เขียนไว้ด้านล่างนะครับ

ก่อนที่เราจะไปอ่านคู่มือ ผมแนะนำให้ดาวน์โหลดชีทตัวอย่างที่ผมใช้สร้างประกอบการใช้คู่มือ

คำสั่ง IF ของ Excel นั้นทำงานอย่างไร

มีสิ่งสำคัญ 3 ข้อที่ทำให้คำสั่ง IF ที่เราเขียนขึ้นนั้นทำงานได้

1. สิ่งที่จะให้ตรวจ - หรือพูดง่ายๆ คือเราจะให้คำสั่ง IF นั้นตรวจอะไร ตัวอย่างเช่น เราจะให้ตรวจว่าจำนวนในเซลล์นั้นเท่ากับค่าที่เราต้องการตรวจหรือไม่ หรือว่าในเซลล์มีตัวเลขหรือตัวอักษรที่ตรงกับที่เราต้องการตรวจหรือไม่ 
2. ถ้าตรวจเจอจะให้แสดงอะไร - ถ้าเซลล์นั้นมีสิ่งที่เราให้ตรวจ แล้วเราจะให้แสดงผลอะไร
3. ถ้าตรวจไม่เจอจะให้แสดงอะไร - ถ้าเซลล์นั้นไม่มีสิ่งที่ตรงเราให้ตรวจ แล้วเราจะให้แสดงผลอะไร

คำสั่ง IF ใน Excel นั้นเริ่มต้นด้วย =IF( ครับ นี่คือโครงสร้างของคำสั่ง IF ที่มาจากหนังสืออ้างอิงอย่างเป็นทางการของโปรแกรม Excel 

=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

หากเราแปลงเป็นภาษาพูดแล้ว คำสั่ง IF ที่ผมใช้นั้นเขียนไว้แบบนี้ครับ

=IF(สิ่งที่จะให้ตรวจ, ถ้าตรวจเจอจะให้แสดงอะไร, ถ้าตรวจไม่เจอจะให้แสดงอะไร) 

ง่ายมากเลยจริงไหมครับ แต่ถ้ามันยังดูงงๆ มาลองดูตัวอย่างแรกที่เราจะทำไปพร้อมกันว่าเราจะใช้คำสั่ง IF อย่างไร แล้วดูว่ามันทำงานอย่างไรกันครับ

สร้างคำสั่ง IF ชุดแรกด้วยคุณเอง

ในตัวอย่างนี้ เลือกไปที่แท็บที่ชื่อ "Check for Blank" ในชีทตัวอย่าง

เราจะสร้างตัวอย่างของคำสั่ง IF ที่เรียบง่ายสุดๆ กัน ในกรณีนี้ เราต้องการแค่จะตรวจดูว่ามีเซลล์ไหนที่เว้นว่าง และแสดงผลการตรวจออกมาให้เห็น

สมมติว่าเรากำลังสร้างรายชื่อคนที่จะมาร่วมปาร์ตี้วันหยุดของบริษัทเรา เราต้องการเขียนสูตรเพื่อเตือนคนที่มาเข้าร่วมว่าให้นำอาหารมาด้วย ในขั้นแรก ข้อมูลของเราเป็นเพียงรายชื่อของพนักงาน และชื่ออาหารที่พวกเขาจะนำมาด้วย

ถึงแม้ว่าผมจะเห็นอยู่แล้วว่ามีบางเซลล์ที่ว่างอยู่ มาลองเขียนสูตร IF เพื่อให้แสดงผลว่าผมควรจะเตือนใครบ้างในคอลัมน์ D สูตร IF นั้นจะตรวจว่าถ้าหากเซลล์ในคอลัมน์ C นั้นถูกปล่อยว่าง มันจะขึ้นเตือนว่าคนนั้นยังไม่ได้บอกว่าจะนำอาหารอะไรมา

นี่คือสูตรที่ผมเขียน

=IF(C2="","remind them!","they've already signed up.") 

มาลองแบ่งสูตรนี้กันออกเป็น 4 ส่วนกันครับ

1. คำสั่ง IF ทุกแบบจะเริ่มต้นด้วย =IF(
2. ต่อมา ผมต้องการตรวจว่าในคอลัมน์ C นั้นมีช่องไหนที่เว้นว่าง ผมเลยใส่ว่า C2=" ",การใส่เครื่องหมายอัญประกาศ 2 อันคร่อมช่องว่างก็เพื่อตรวจว่ามีเซลล์ไหนบ้างที่เว้นว่างไว้ เครื่องหมายจุลภาคด้านหลังนั้นเป็นสัญลักษณ์ว่าเราจะไปยังส่วนต่อไปของสูตร
3. ส่วนตัวไปของสูตรนั้นเขียนว่าเราจะได้เห็นอะไร หากสูตรตรวจพบว่ามันตรงตามเงื่อนไข ซึ่งเรากำลังตรวจว่ามีเซลล์ไหนบ้างที่ว่าง เราเลยอยากให้แสดงผลว่า  "remind them!" (เตือนพวกเขาด้วย) ถ้าพบว่าเซลล์นั้นว่าง
4. ถ้าหากเซลล์ C2 นั้นมีตัวอักษรอยู่ เราจะถือว่าคนนั้นลงรายชื่ออาหารแล้ว

เรียบร้อย นี่คือผลที่ได้จากการเขียนสูตรและลากลงมาให้คลุมในช่องถัดไปด้านล่าง

หลังจากที่เขียนคำสั่ง IF และลากลงมาที่เซลล์ถัดไปด้านล่างแล้ว ในแต่ละเซลล์จะแสดงค่าที่ได้จากการตรวจ

เยี่ยมเลย ลองสังเกตดูว่าเมื่อเซลล์ C ที่ติดกันนั้นถูกปล่อยว่าง Excel จะแสดงผลเตือนให้เราเตือนให้พวกเขาลงชื่ออาหารด้วย เราสามารถคัดกรอง (filter) ค่าในคอลัมน์ D จากนั้นก็ส่งคำเตือนไปให้พวกเขาทางอีเมล

นี่เป็นตัวอย่างเรียบง่ายว่าเราจะใช้คำสั่ง IF ใน Excel เพื่อสร้างตรรกะในสเปรดชีตของเราอย่างไร มาดูตัวอย่างอื่นๆ กันบ้างดีกว่าครับ

ทดสอบค่าต่างๆ

สำหรับแบบฝึกหัดนี้ให้คุณเปิดแท็บที่ชื่อ Test Values ในชีทตัวอย่าง

ถึงตอนนี้เราได้ใช้คำสั่ง IF เพื่อตรวจว่ามีเซลล์ใดบ้างที่ว่างกันไปแล้ว ตอนนี้ มาใช้คำสั่ง IF เพื่อตรวจสอบค่าของตัวเลขกันครับ

ในตัวอย่างแรก เราตรวจว่าเซลล์ในคอลัมน์ C นั้นมีข้อความที่เจาะจงกับที่เราต้องการตรวจหรือไม่ สังเกตนะครับว่าเราใช้เครื่องหมายเท่ากับเพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นตรงกับสิ่งที่เราระบุคือการเว้นว่าง เราสามารถใช้เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ในการทดสอบค่าได้ ยกตัวอย่างเช่น

• = - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่าเท่ากับค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
• <> - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่าไม่เท่ากับค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
• > - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่ามากกว่าค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
• < - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่าน้อยกว่าค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
• >= - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่ามากกว่าหรือเท่ากับค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
• <= - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่าน้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่

สมมติว่าเราต้องการเติมสินค้าในโกดังของเรา เราขายสินค้าของเราทีละ 10 ชิ้น ดังนั้นชุดของสินค้าที่เรามีอยู่ต้องตรงตามตัวเลขนั้นพอดี มาลองเขียนสูตรเพื่อตรวจสินค้ากันครับ

ในข้อมูลด้านล่าง ผมออกไปตรวจจำนวนสินค้าในโกดังของผม ผมต้องการเขียนสูตรในคอลัมน์เพื่อตรวจให้แน่ใจว่าสินค้าแต่ละอย่างนั้นมีจำนวน 10 ชิ้นพอดี เราต้องการข้อความเตือนหากว่าสินค้าประเภทใดนั้นไม่ได้มี 10 ชิ้น

ผลเขียนสูตรที่กล่าวไว้ในคอลัมน์ E ดังนี้ครับ

=IF(D4<>10,"needs attention","")

มาลองดูสูตรนี้กันทีละส่วนนะครับ

• แรกสุด ผลใช้สัญลักษณ์ <> เพื่อตรวจว่ามีค่าใดบ้างในเซลล์ D4 ที่ไม่เท่ากับ 10 ซึ่งมันระบุถึงปัญหา
• จากนั้น ผมเขียนข้อความในเครื่องหมายอัญประกาศว่า "needs attention" (ต้องแก้ไข) ซึ่งจะแสดงในทุกๆ เซลล์ที่ติดกันกับเซลล์ที่มีค่าไม่เท่ากับ 10
• และสุดท้าย ผมใส่เครื่องหมายจุลภาคและเครื่องหมายอัญประกาศที่คร่อมช่องว่างไว้ ดังนั้นหากตรวจแล้วได้เท่ากับ 10 สูตรของผมจะไม่แสดงอะไรในเซลล์นี้

ผลของการตั้งให้ขึ้นเตือน "needs attention"

ในภาพหน้าจอด้านบน คุณจะเห็นว่าผมใช้สูตรในการขึ้นข้อความเตือนในการนับสินค้าทุกๆ ประเภท หากค่าในคอลัมน์ D นั้นไม่เท่ากับ 10 โปรแกรม Excel จะขึ้น  "needs attention" ในคอลัมน์ E

วิธีใช้ IFERROR

มีคำสั่ง IF แบบพิเศษซึ่งมีอยู่ในโปรแกรม Excel เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในสูตรของคุณครับ สูตร IFERROR นั้นคล้ายกับคำสั่ง IF แต่ว่ามันตรวจสอบข้อความที่แสดงความผิดพลาด (error) หลากหลายรูปแบบและแทนที่ด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากกว่าแทน

จากหนังสืออ้างอิงของ Microsoft ข้อความ error ที่คำสั่ง IFERROR ตรวจพบและช่วยแก้ไขให้ได้นั้นได้แก่

• #N/A
• #VALUE!
• #REF!
• #DIV/0!
• #NUM!
• #NAME?
• #NULL!

ในการใช้  IFERROR ให้เราใช้วงเล็บของ IFERROR คร่อมสูตร และตามด้วยค่าที่เราจะเปลี่ยนไปใช้แทน

IFERROR นั้นใช้ได้ด้วยวิธีนี้ครับ

=IFERROR([สูตรที่คุณใช้],[สิ่งที่จะใส่แทนหากเกิดข้อความ error])

มาลองดูขั้นตอนการใช้ IFERROR ที่แสนจะมีประโยชน์กันครับ 

ตัวอย่างการใช้  IFERROR

ให้เราเลือกที่แท็บชื่อ IFERROR ในชีทตัวอย่างสำหรับเนื้อหาด้านล่างนี้

จุดหนึ่งที่เราจะพบข้อความ error คือการใช้สูตร VLOOKUP ครับ หากคุณใช้ VLOOKUP ในการจับคู่ค่าต่างๆ ในเซลล์ ก็มีโอกาสที่ข้อมูลในตารางที่คุณใช้ค้นหา (lookup table) นั้นหาข้อมูลที่ต้องการจับคู่ไม่เจอ และหากเกิดเรื่องแบบนั้นขึ้น โปรแกรมจะขึ้นข้อความ error คือ "N/A" ในสเปรดชีตของคุณแทน

ในสเปรดชีตด้านล่าง ผมได้รวบรวมรายชื่อฟรีแลนซ์ที่ทำงานกับผม ผมมีรายชื่อบริษัทของพวกเขา และต้องการรู้ว่าฟรีแลนซ์แต่ละคนนั้นทำอะไรบ้าง ผมดึงข้อมูลจากตารางทางด้านขวาเพื่อดึงหน้าที่การงานของพวกเขามาใส่ให้ฟรีแลนซ์แต่ละคนได้เกือบหมด

ในสเปรดชีทนั้นมีข้อความ error "N/A" เพราะว่าสูตรไม่พบข้อมูลที่จับคู่กันได้ในสองตาราง

ผมได้เขียนสูตร VLOOKUP เพื่อดึงบทบาทหน้าที่การงาน โดยใช้บริษัทในคอลัมน์ B มาจับคู่กับตารางที่ใช้ดึงข้อมูลของผมที่อยู่ทางขวา

=VLOOKUP(B2,$E$4:$F$6,2,FALSE)

แล้วผมก็พบปัญหา เพราะว่ามีหลายบริษัทนั้นไม่ได้อยู่ในตารางค้นหาของผม ซึ่งทำให้ผมพบกับข้อความ error ว่า N/A ซึ่งดูไม่ดีเลย ถ้าแบบนั้นมาใส่อย่างอื่นที่ดูดีกว่านี้แทนดีกว่าครับ สูตร IFERROR ที่เราต้องการเขียนลงไปนั้นมีโครงสร้างดังนี้

=IFERROR(สูตรที่ใช้ในปัจจุบัน,สิ่งที่จะใส่แทนหากเกิดข้อความ error)

ในกรณีของผม ผมต้องการแทนที่ข้อความ error ด้วยคำเตือนให้ผมติดต่อผู้จัดการแผนก HR เพื่อให้รู้ว่าฟรีแลนซ์คนนั้นทำงานอะไร สูตรของผมเลยออกมาเป็นแบบนี้ครับ

=IFERROR(VLOOKUP(B3,$E$4:$F$6,2,FALSE),"Contact HR")

สูตรนั้นดูซับซ้อน แต่ก็แค่จำให้ได้ว่า สิ่งที่เราต้องทำคือการใส่วงเล็บคร่อมสูตร VLOOKUP ด้วยค่าที่เราต้องการแทนที่ เราแค่ล้อมรอบสูตรเดิมด้วย IFERROR และใส่ค่าที่ Excel จะใส่แทนค่าเดิมเท่านั้นเอง

ผมแทนที่ของความ error "N/A" ด้วยข้อความที่มีประโยชน์กว่าและมันอ่านแล้วเข้าใจด้วยคือข้อความว่า "Contact HR" (ติดต่อ HR)

สรุปแล้ว IFERROR เป็นคำสั่ง IF แบบพิเศษที่ Microsoft ออกแบบมาเพื่อความสะดวกของพวกเราครับ สูตรดังกล่าวตรวจจับข้อความ error โดยอัตโนมัติและแทนที่มันด้วยค่าอื่นแทน

สรุปและเรียนรู้เพิ่มเติม

คำสั่ง IF เป็นวิธีที่จะเพิ่มเงื่อนไขตรรกะลงในสเปรดชีตของคุณ ในคู่มือการใช้งานนี้ คุณเรียนรู้สูตรและการนำมันไปใช้งานกับสเปรดชีตบางแบบกันไปแล้ว